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Intranet et efficace.

INTRO

Intranet... Intranet... IntraNet... Il est impossible de lire un magazine consacré à l'Internet sans rencontrer ce nouveau terme. Mode ? Difficile à dire... Tel le Client/Serveur à son époque, l'Intranet fait du bruit, mais pas du vent !

DEFINITION

Avant de vous expliquer en quoi l'Intranet va révolutionner l'organisation de l'entreprise, une petite définition... Intranet : Application des technologies de l'Internet à un réseau interne à une entreprise (LAN ou WAN). Les technologies de l'Internet les plus connues étant : le courrier électronique, le World Wide Web, les transferts de fichiers, les discussions en temps réel (via IRC), les newsgroups, etc. L'avantage primordial de ces technologies est le fait qu'aucune ne soit 'propriétaire', les données techniques peuvent être utilisées par quiconque le souhaite, elles sont disponibles gratuitement via les RFC.

APPLICATIONS

L'Intranet, en tant que bibliothèque virtuelle.

Imaginez une PME de 100 personnes, chacune disposant de son ordinateur personnel. Tous les jours, un nombre important de documents sont créés, stockés, imprimés et distribués : listes de prix, rapports, notes de service, guides, etc. Ces documents 'papier' sont coûteux, tout d'abord en matière, mais aussi en temps : il faut les 3distribuer à tous les membres du personnel concerné, s'assurer que tous ont reçu les documents, faire des photocopies pour le personnel en vacances, envoyer des fax pour les représentants à l'extérieur, etc... Il est quasi impossible d'affirmer que tout le monde a reçu la bonne version d'un document et ce, dans les délais nécessaires.

La vie d'un document pourrait-être résumée comme suit : prenons l'exemple d'un document sur les statistiques de ventes d'un produit :

Etape n°1 : le responsable de ce produit crée le document à l'aide de Winword et d'Excel.

Etape n°2 : il imprime x exemplaires pour ses collègues.

Etape n°3 : le commis passe une matinée à distribuer l'information à qui de droit.

Etape n°4 : notre responsable procède à une ou plusieurs mises à jour du document, les étapes 2 et 3 doivent être à nouveau exécutées, c'est à ce moment précis que l'Intranet se révèle être un outil ultra puissant : plutôt que d'imprimer le document, le responsable du produit sauvegardera celui-ci au format HTML sur le disque du serveur Intranet de son entreprise. Dès ce moment, l'information sera accessible à tous les employés utilisant un navigateur (browser : Internet Explorer ou Nescape Navigator), avec bien entendu plusieurs grands avantages : la sécurité : un collègue malintentionné ne pourrait prendre connaissance de documents qui ne lui sont pas destinés, ce qui n'est pas le cas dans la vie de tous les jours où les feuilles de papiers abondent sur nos bureaux. Notre responsable peut à tout moment modifier son document, la mise à jour sera instantanée pour tous les employés.

la disponibilité de l'information : celle-ci est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

la qualité de l'information : les documents consultés sont up to date.

la représentation de l'information peut être complétée de documents multi-média : photos, graphiques, sons, vidéo.

les liens (ceux-ci sont très importants) : ils permettent de référer les documents entre eux, d'un simple click de souris, vous passez d'un document à l'autre, le gain de temps est considérable.

la recherche d'informations : celle-ci peut s'effectuer selon des mots clefs. Ainsi pour rechercher les rapports de vente d'un gamme de produits X, il suffirait d'entrer 'X' et 'rapport' dans la zone de texte adéquate ; automatiquement le serveur vous renverrait la liste des documents qui sont des rapports concernant le produit X : simple et efficace.

Crossplatform : autrement dit, que l'utilisateur travaille sur une station Unix, Mac ou Windows, peu importe, les documents seront toujours indifféremment accessibles.

L'Intranet en tant que bureau de poste.

Le courrier électronique fait partie des plus anciennes applications utilisées sur l'Internet, il était donc normal qu'elle soit directement applicable aux réseaux Intranet. Ce n'est rien de plus que l'utilisation du courrier électronique en entreprise. Beaucoup d'entre elles l'utilisent déjà actuellement via des logiciels de groupware tels Notes de Lotus (pardon IBM). S'il m 'était donné de choisir le type de courrier électronique à utiliser, je choisirais sans aucun doute le courrier de type MIME, format standard issu de l'Internet de cette manière l'adresse électronique (Email) sera utilisable, non seulement dans le cadre de l'Intranet mais aussi sur l'Internet si l'entreprise y est connectée. Malheureusement, tout n'est pas si simple, Microsoft à son système de mail, Notes le sien, Novell encore, tant et si bien qu'il n'est pas facile de faire coexister tout le monde. Bien sûr des gateways existent pour transformer un courrier d'un type vers un autre (par exemple :Microsoft Mail vers MIME). Microsoft l'a bien compris. L'Exchange Server est cet outil de conversion tant attendu.

Si le courrier électronique est une nouveauté au sein de votre entreprise, utilisez dès lors un système compatible au format MIME. Sous WindowsNT, il est très facile de trouver des petits logiciels qui servent de 'bureau de poste', tels NTMail ou SLMail. Si par contre, un système de messagerie est déjà existant au sein de votre entreprise, tant que celle-ci n'est pas connectée à l'Internet, aucun problème ne se pose ; par contre, le jour où l'accès Internet sera installé, soit chaque utilisateur aura deux adresses Email, soit il faudra installer un gateway soit encore changer le système actuel et le remplacer par un système compatible au format MIME.

Le courrier électronique remplacera aisément les Post-Its disséminés ça et là, il pourra être utilisé pour prévenir l'utilisateur que des informations ont été ajoutées ou mises à jour sur le serveur Web, etc.

L'Intranet en tant qu'application Client/Serveur.

Les technologies actuelles permettent d'intégrer dans une page HTML des objets : champs de texte, boutons, barres de défilement, etc. A l'aide de ces outils il est donc possible de créer des formulaires. On les rencontre généralement dans les 'Guest Book' sur les sites Internet : il y est demandé d'y entrer vos noms, prénoms, adresses, etc. L'ajout d'un langage de programmation (JavaScript, VBScript ou Java) permet dès lors de créer de réelles applications exécutées dans le browser.

Reprenons l'exemple du formulaire du 'Guest Book' : celui-ci pourrait être un fiche client, avec les champs 'nom', 'prénom', 'société', 'adresse', 'tel', 'fax', 'email', etc. Ajoutons quelques boutons : 'Ajouter', 'Supprimer' et 'Rechercher'. Nous obtenons une fiche 'descriptif client', à partir de laquelle il est possible d'ajouter, de supprimer ou de chercher un client. Un peu trop simple... Il est nécessaire à partir de ce moment de coupler le serveur Web à un serveur de base de données. Le meilleur tandem à l'heure actuelle est la solution Microsoft : serveur Web MIIS + SQL Server 6.0. L'interfaçage entre la base de donnée et les pages HTML se fait relativement simplement pour peu que l'on soit familier avec le langage SQL.

Sceptique ? Les avantages :

Crossplatform : votre application ne dépend plus du système d'exploitation utilisé ; en effet, les browsers existent pour tous les operating systems. Les pages HTML, les langes JavaScript, VBScript et Java sont quant à eux standardisés, exécutés par le browser.

Mise à jour automatique de l'application pour tous les utilisateurs, de par la centralisation de celle-ci sous forme de pages HTML sur le serveur.

L'utilisation de l'application peut se faire de l'extérieur de l'entreprise. Un utilisateur, connecté chez son fournisseur d'accès Internet, pourrait très bien travailler de chez lui à l'aide de NetScape ou Internet Explorer ; le concept étant que l'application réalisée de cette manière sera utilisable en n'importe quel point du globe, pour autant que l'accès y soit permis.

L'Intranet High-Tech.

Le Web et le Mail sont des applications que l'on pourrait dire 'ordinaires', mais face à ces outils, il est possible d'intégrer des technologies plus complexes : par exemple un système de vidéo conférence interne à l'entreprise. Des logiciels tels VDO Live permettent la transmission d'images vidéo compressées sur une ligne analogique normale à 28.800 bauds ; sur un réseau 10Mbits les performances atteintes sont époustouflantes. (ndla à destination des administrateurs réseaux : il est possible de réguler le flux des informations envoyées, afin de ne pas surcharger le réseau.).

Application : Vous consultez une page Web concernant les ventes du produit X et vous êtes interpellé par une donnée ou l'autre. Plutôt que d'envoyer un Email, ou de descendre 3 étages pour questionner l'auteur, vous pouvez clicker sur une petite icône située sur le document, celle-ci vous mettra directement en relation audio-vidéo avec votre correspondant.

Intranet versus Groupware. Chou vert et vert chou ?

Le groupware désigne l'utilisation d'applications informatiques visant soit à créer un travail collectif ou partager des données communes. Les logiciels de groupware les plus connus sont sans aucun doute Notes de Lotus ou le Scheduler de Microsoft. Ils permettent par exemple la mise en commun d'agendas, de documents ou de suivi de tâches. Le courrier électronique et le partage de documents sont aussi des services proposés par les logiciels de groupware. Or ces services font partie intégrante de la notion d'Intranet.

Ce 21 Juillet, Microsoft a introduit deux Internet Drafts à l'IETF (Internet Engineering Task Force, http ://ds.intrernic.net), l'un porte sur la possibilité d'interconnecter des logiciels de groupware au travers d'Internet, l'autre de véhiculer des informations de type 'calendrier' au sein de messages de type MIME.

Le premier Internet Draft permettrait ainsi à deux succursales distantes mais connectées à l'Internet de partager leurs données via leurs logiciels de groupware, sans que ceux-ci ne soient identiques. Le protocole, fruit d'un brainstorming Redmondien, établirait ainsi un standard entre toutes les applications de groupware.

Le second permettrait quant à lui l'échange d'informations concernant les calendriers et agendas. Ainsi, âr exemple, une agence de presse pourrait mettre à jour le calendrier des journalistes freelance afin que ceux-ci soient en permanence au courant des conférences de presse. Le journaliste intéressé réserverait sa place pour la date et l'heure indiquée. Sa présence lui serait confirmée en retour dans son agenda. Quoi de plus simple ?

L'Intranet selon Microsoft.

Lors d'une rencontre avec monsieur Renaat Himpe, Manager Benelux Business Unit Internet chez Microsoft, celui-ci nous confiait qu'actuellement l'Intranet est un marché beaucoup plus important que l'Internet. Les efforts consentis par Microsoft à ce niveau témoignent de la véracité de ses dires.

Les fans de www.microsoft.com auront sans doute remarqué la présence d'un document intitulé 'Microsoft Office 97 - White Paper'. On peut découvrir à travers ces quelques pages l'avenir de l'Intranet décliné selon Microsoft. La nouvelle version de MS Office offrira à l'utilisateur la possibilité d'enregistrer ses documents soit au format HTML, soit à l'un des formats Office (.DOC, .XLS, etc.). Il sera possible d'intégrer des hyperliens au sein même de documents de type Office. De cette manière, au sein même d'un fichier DOC de Word vous pourrez insérer un lien qui renvoie vers un autre document Word ou Excel ou vers une adresse URL d'un site Internet.

Toutes les applications intégrées dans la suite Office 97 disposeront d'une 'Web Toolbar', barre à outils dédiée à l'hypernavigation au sein des documents Office. Mieux encore, il sera possible de consulter ces documents Office à l'aide d'un browser standard, tel que Netscape ou Internet Explorer.

Un grand pas est aussi réalisé au niveau des bases de données. Un Wizard (magicien) permet de migrer une base de donnée Access en application Client/Serveur de type Intranet en transformant les formulaires en pages HTML et en liant celles-ci à l'Internet Information Server sur le serveur Windows NT. L'utilisateur peut dès lors modifier, ajouter, supprimer, rechercher des données dans sa base de données à l'aide d'un simple browser.

D'autres outils seront aussi incorporés à Office 97 :

le 'Web Findfast', outil destiné à indexer et rechercher des documents Office sur un ou plusieurs serveurs.

les 'Office File Viewers' permettent la visualisation de fichiers Word, Excel ou PowerPoint sans que ceux ne soient installés sur la machine de l'utilisateur.

Microsoft à joué très finement en adaptant un produit existant (Office) à une nouvelle technologie (l'Intranet), le résultat final étant une suite on ne peut plus ouverte sur le monde informatique.

INTRANET POUR QUI ?

Quelle société a besoin d'un Intranet ?

L'Intranet se révèle être l'outil idéal pour les sociétés où beaucoup d'informations circulent en interne. Il serait donc inutile dans une PME de 5 personnes, où tout le monde est en contact permanent avec tout le monde. Par contre, si le nombre d'employés est plus important ou que la quantité de documents internes est considérable, alors l'Intranet sera la solution.

INTRANET COMMENT ?

Les applications 'Server'.

Le serveur étant ce qu'il est, il nécessite un système d'exploitation approprié : gérer les réseaux, les utilisateurs, la sécurité, etc. Les plus communément utilisés sont : Windows NT, Novell Netware et Unix. Il est nécessaire que cet operating system gère les protocoles TCP/IP, protocoles à la base même de l'Internet.

Passons maintenant en revue les différents outils nécessaires à la constitution d'un Intranet.

le serveur Web gèrera la distribution des informations aux utilisateurs, il enverra les requêtes SQL au serveur de base de donnée,etc. Sharewares ou commerciaux, les logiciels de serveurs Web sont foison : Microsoft Internet Information Server, Netscape Server (MIIS), WebSite, etc.

pour le courrier électronique vous pouvez utiliser soit NTMail ou SLMail qui sont des sharewares ou NetScape Mail sous WindowsNT, ou encore utiliser sendmail sur une machine Unix ( Si votre réseau d'entreprise est interconnecté avec Internet, vous posséderez généralement déjà cette machine Unix car celle-ci jouera le rôle de Firewall).

Les applications 'Client'.

Le système d'exploitation sera graphique et multi-tâche, si possible 32 bits (autrement dit pas Windows 3.11 car les applications Java ne s'exécutent qu'en 32 bits...): Windows 95, NT Workstation, Mac OS ou Unix.

Du côté du browser, la concurence fait rage entre Microsoft et NetScape ; les deux produits se révèlent toutefois fort équivalents pour un usage en Intranet, avec cependant une petite préférence pour l'Internet Explorer.

Pour le courrier électronique, les outils sont généralement fournis en standard avec le système d'exploitation : Exchange Client pour Windows 95 ou NT Worsktation 4.0 ; mais les logiciels tels Eudora ou Internet Mail feront très bien l'affaire. (Netscape fourni un client Mail avec chaque Netscape navigator).

INTRANET, QUAND ?

Technologiquement, tout est prêt. Les ordinateurs actuels sont suffisamment puissants, les systèmes d'exploitations supportent les protocoles nécessaires, les applications : browsers, serveurs web, serveurs mail, etc existent et sont opérationnelles.

Pratiquement, le personnel va devoir s'habituer aux nouvelles techniques : utilisation du courrier électronique, du browser, etc ; c'est certainement à ce niveau que le frein sera le plus important. Néanmoins, les apports de l'Intranet justifient amplement que l'on y consacre du temps et de la formation, l'investissement ainsi fait sera très vite rentabilisé ne serait-ce que par l'efficacité du système.